El año 2020 sin lugar a duda, ha acelerado la adopción de tecnologías de información en las empresas para hacer frente a las necesidades de trabajo a distancia, no obstante, este impulso debería de aprovecharse además para utilizar la tecnología con el propósito de aumentar la eficiencia y competitividad de las empresas, buscando la diferenciación frente a la competencia y la satisfacción del cliente.
¿Qué efecto tendría en tu organización si la mayoría de las actividades rutinarias que las personas realizan pudieran ser automatizadas? Imagina que tuvieras uno o varios robots haciendo esas tareas, podrían trabajar 24/7 sin cansarse, no necesitarían vacaciones, no se enfermarían ni se ausentarían, no cometerían un solo error, además podrías incrementar o disminuir tu fuerza de trabajo digital conforme a la estacionalidad de la demanda en tu empresa.
Contar con una fuerza de trabajo digital es ya una realidad gracias a la automatización robótica de procesos o RPA por sus siglas en inglés. No se trata de robots que tienen la apariencia de humanoides, sino de piezas de software que se ejecutan en uno o varios servidores, y que replican las acciones de un ser humano interactuando con la interfaz de usuario de un sistema informático, por ejemplo, la entrada de datos en un sistema ERP.
RPA significa para el trabajo administrativo lo que la automatización industrial es para la industria manufacturera, en ese sentido uno de los beneficios de implementar RPA en las empresas es la eficiencia operativa, al acortar los ciclos del negocio disminuyendo el tiempo de procesamiento y evitando errores humanos, hay una consecuente reducción de costos, pero también una mejora en la atención y satisfacción del cliente.
Por otro lado, no puede dejarse de lado el enorme impacto que RPA tiene sobre las personas, si bien estos robots de software vienen a reemplazar hasta cierto punto el trabajo humano, la parte positiva es que se libera a las personas de las tareas rutinarias, poco satisfactorias, que posiblemente les genera estrés, les conduce a cometer errores, y que en algunos casos obliga a las personas a trabajar en horarios desfasados, dejando libre ese potencial humano para dedicarlo a actividades más desafiantes, de mayor valor, significado, y satisfacción para las personas.
Un robot de software es capaz de leer cualquier entrada de datos estandarizada, puede leer información del correo electrónico, páginas web, PDFs, archivos de Excel, bases de datos, o procesar imágenes, y puede a su vez capturar datos en una pantalla de cualquier sistema de información, llenar formularios, descargar archivos, enviar correos electrónicos, disparar la ejecución de algún proceso electrónico, autenticarse en algún portal, o en alguna aplicación, por mencionar solo algunas tareas.
La tecnología de RPA ha evolucionado de tal suerte que existen plataformas de software muy robustas, escalables y confiables, que permite hacer viable su uso en empresas de gran tamaño, que de otra forma serían reacias por los riesgos percibidos en confiabilidad y seguridad.
Si bien las oportunidades de automatización robótica de procesos en las organizaciones son infinitas, hay algunos casos de uso muy comunes como los siguientes: Procesamiento de cotizaciones de clientes; Colocación de órdenes de compra; Facturación y entrega de facturas electrónicas; Conciliación de saldos y movimientos de clientes así como de cuentas bancarias; Procesamiento de incidencias de nómina; Procesamiento de alta de nuevos colaboradores y todas las actividades que implica su incorporación en la organización; Operaciones en mesas de ayuda; Monitoreo de las redes sociales de la empresa y captura de prospectos en un sistema CRM; Generación y entrega de reportes y estados financieros; etc.
Un elemento clave en la adopción de RPA es la maximización del retorno sobre la inversión, y algo que contribuye a mantener razonables los niveles de inversión, es que no hay necesidad de efectuar actualizaciones ni sustituciones de los sistemas informáticos con los que cuenta la organización, ya que la tecnología de RPA es capaz de interactuar tanto con aplicaciones de escritorio, como con aplicaciones en la nube, con aplicaciones que utilizan tecnología anterior, o con aplicaciones que utilizan lo último en tecnología, con sistemas que corren localmente, o con sistemas que se ejecutan en ambientes virtuales o en escritorios remotos.
Con todo este contexto de lo que RPA puede ofrecer de beneficios y el impacto que tiene en las organizaciones, quizá la disyuntiva no debería de ser si esta tecnología debiera o no ser adoptada en cualquier empresa sin importar su tamaño o sector, sino que la conversación debe girar alrededor de cual o cuales procesos hace sentido automatizar. Mi recomendación es acercarse con profesionales en la automatización robótica de procesos y empezar en pequeña escala, e ir creciendo la batería de robots conforme se gana experiencia y confianza en las capacidades de lo que, sin duda, es una de las tecnologías disruptivas de la llamada Industria 4.0.
